Zarządzanie kosztami w projektach mieszkaniowych

Planowanie i kontrola kosztów – poradnik dla Inwestorów i Projektantów (cz.1)

Budownictwo mieszkaniowe jest teoretycznie prostym i przewidywalnym procesem inwestycyjnym. Składa się bowiem z powtarzalnych elementów i rodzajów robót, zazwyczaj nie wymagających specjalistycznej wiedzy. A jednak szereg inwestycji realizowanych przez doświadczone zespoły, mimo wszystko spotyka się z wieloma trudnościami i popełnia kosztowne błędy. Głównie na polu szacowania i wyboru odpowiednich rozwiązań, a także nadzoru nad wydatkami w czasie realizacji.

Niniejsze opracowanie posłużyć ma do obrania właściwej koncepcji zarządzania wiedzą o koszcie w przedsiębiorstwie, docelowo przyczyniając się do oszczędności.

PRZYKŁADY BŁĘDÓW, TRUDNOŚCI I NIEODPOWIEDNICH PROCEDUR

Brak spójnego i skutecznego zarządzania kosztami w projektach mieszkaniowych jest przyczyną błędów oraz trudności napotykanych na etapie szacowania kosztów czy kontroli wydatków. Inwestycje bardzo często nie są realizowane w sposób powtarzalny w stosunku do poprzednich projektów, w sposób nie dający się porównać oraz uniemożliwiający właściwą kontrolę kosztów na etapie realizacji i rozliczania. Wielomilionowe inwestycje planowane są w sposób chaotyczny, bez konkretnej strategii ukierunkowanej na uszczelnienie kosztów, czy choćby posiadanie konkretnej wiedzy o przyczynach przekroczenia budżetu. W przypadku właściwego postępowania, Inwestorzy mogliby mieć możliwość definiowania elementów, których wykonanie mogłoby przyczynić się do oszczędności, bez negatywnego wpływu na produkt.

Wybór odpowiedniej koncepcji projektowej i konkretnych rozwiązań technicznych ma istotny wpływ na realizację celów biznesowych projektu, a także na wybór optymalnej koncepcji, która przyniesie największe korzyści. Porównanie różnych koncepcji projektowych pod kątem kosztu, jest często niemożliwe ze względu na ograniczenia zasobów własnych (brak wiedzy, doświadczenia i czasu). Inwestorzy starają się obowiązek ten przerzucić na zewnętrzne biura kosztorysowe, które realizują obliczenia zgodnie z ich podejściem a nie wytycznymi Inwestora. To powoduje, iż tego typu kalkulacje nie są później zrozumiałe dla nich samych i wymagają szczegółowego sprawdzenia.

Aby temu zaradzić należałoby wdrożyć system, który ułatwia kalkulowanie koncepcji i sprowadza kalkulację do kilku najważniejszych parametrów.

Brak skutecznej kontroli założeń budżetowych w trakcie procesu projektowania jest częstym powodem niezrealizowania inwestycji w założonym budżecie oraz czasie. Konieczność wprowadzania zmian projektowych w wyniku przekroczenia budżetu niesie za sobą dalszy wzrost kosztów (koszty projektowania i koszty wydłużenia terminu zrealizowania inwestycji w szerokim tego słowa znaczeniu). Tego typu sytuacje są wynikiem braku narzędzi do właściwej kontroli kosztów na etapie projektowania oraz braku wiedzy o koszcie po stronie osób decyzyjnych (Inwestor) oraz Projektantów.

W czasie prac projektowych oraz oceny efektywności projektu, Inwestorzy bardzo często realizują kontrolę w sposób pozorny, a koszt budowy oceniany jest bardzo ogólnie. Bez zwrócenia uwagi na kluczowe aspekty. Przykładem jest m.in. globalny współczynnik stali dla całego obiektu, który w żaden sposób nie odpowiada na pytanie, czy jest on wynikiem przezbrojenia obiektu czy może przyjętych rozwiązań konstrukcyjnych i wymogów architektonicznych.

Podobna sytuacja występuje kiedy Projektantowi narzucany jest maksymalny koszt wybudowania obiektu. Tego typu analiza powinna odbywać się po stronie Inwestora i być elementem kontrolnym! Grupa Projektantów nie posiada bowiem ani narzędzi, ani doświadczenia przy projektowaniu nastawionym na koszt, a całą odpowiedzialność może przerzucić na czynniki zewnętrzne.

Kosztorysowanie obiektu wielorodzinnego oraz budowanie planu budżetowego inwestycji może być zrealizowane na kilka różnych sposobów. Praktycznie nie spotykana jest sytuacja, w której różne zespoły kosztorysowe zrealizowałyby obliczenia dla tego samego obiektu w sposób do siebie podobny. Koszty oraz obmiary robót można bowiem zrealizować w podziale m.in. na kondygnacje lub klatki, a kolejność robót jest praktycznie zawsze układana odmiennie.

Bardzo często zdarza się, że wewnątrz tej samej firmy, kosztorysy nie są zrealizowane dla inwestycji w sposób nawiązujący do poprzednich. Wynika to zarówno z tego, że obliczenia realizowane są przez inne zespoły, ale także ze względu na odmienną architekturę i układ inwestycji. A przecież większość elementów budynku da się i powinno się ze sobą porównać w kontekście kosztów wykonania. Gdyby każda inwestycja planowana i przygotowywana była w jednolity i powtarzalny sposób, prawdopodobieństwa skuteczniejszej realizacji i wyeliminowania błędów byłoby znacznie większe. Ułatwiona byłaby w ten sposób praca własnych zespołów, a także oferentów uczestniczących procesie przetargowych.

Istotnym problemem i czynnikiem wpływającym na oszczędności w firmach, jest prawidłowa realizacja obmiarów robót. To właściwe obmiary a nie wysokość kosztu jednostkowego mają największy wpływ na koszt inwestycji i oszczędności firmy.

To samo dotyczy rozliczenia powykonawczego robót. Jest to proces realizowany bardzo często w taki sposób, że nie da się łatwo ch zweryfikować. Ponadto każda niedokładność niesie za sobą straty, których można byłoby uniknąć.

Powyższe akapity dotyczyły okresu projektowania i planowania inwestycji. Ale również faza realizacji i kontroli kosztu wykonania jest często elementem pomijanym, elementem który mógłby przyczynić się do dużych oszczędności w firmach.